Hinweise zur Datenverarbeitung für Organisatoren
Wenn du eine Veranstaltung auf Cloomba durchführst, geben dir die Teilnehmer ihre personenbezogenen Daten – Name, E-Mail, Zu-/Absage, manchmal Antworten auf Registrierungsfragen. Nach der DSGVO macht dich das zu einem eigenständigen Verantwortlichen für diese Daten, unabhängig davon, dass Cloomba sie für dich speichert.
Diese Seite ist eine allgemein verständliche Zusammenfassung der Folgen. Sie ist kein Ersatz für eine Rechtsberatung für Organisatoren mit hohem Volumen / Unternehmensorganisatoren.
Rollen
| Daten | Verantwortlicher | Auftragsverarbeiter |
|---|---|---|
| Cloomba-Kontodaten (deine und die deiner Gäste) | Cloomba | — |
| Gästelisten, Antworten auf Zu-/Absagen, Check-in-Datensätze deiner Veranstaltungen | Du (Organisator) | Cloomba (wir speichern und stellen sie in deinem Auftrag bereit) |
| Zahlungen | Stripe (in eigener Rolle) | — |
Was das für dich als Organisator bedeutet
- Sei rechtmäßig: Habe eine klare Grundlage für die Erhebung von Teilnehmerdaten. Bei einer kostenlosen öffentlichen Veranstaltung deckt „Erfüllung eines Vertrags“ (die Zu-/Absage) in der Regel Name und E-Mail ab. Alles darüber hinaus – Ernährungsanforderungen, T-Shirt-Größen, Barrierefreiheitsbedürfnisse – sollte optional sein und aus einem klaren Grund abgefragt werden.
- Sei ehrlich: Sag den Teilnehmern, was du mit ihren Eingaben machst, besonders bei eigenen Registrierungsfragen. Eine Zeile in der Veranstaltungsbeschreibung reicht in der Regel aus.
- Sei sparsam: Frage nicht mehr ab, als du brauchst. Jedes Pflichtfeld sind Daten, für die du verantwortlich wirst.
- Reagiere auf Anfragen: Wenn ein Teilnehmer dich bittet, seine Zu-/Absage zu löschen oder etwas zu korrigieren, tu es.
- Verwende Daten nicht weiter: Eine Cloomba-Gästeliste dient der Durchführung dieser Veranstaltung. Teilnehmer in einen externen Newsletter aufzunehmen oder sie zu nicht zusammenhängenden Veranstaltungen zu kontaktieren, erfordert ihre gesonderte Einwilligung.
- Gehe sorgfältig mit Exporten um: Der CSV-Export enthält personenbezogene Daten. Bewahre ihn sicher auf und lösche ihn, wenn du ihn nicht mehr brauchst.
Was Cloomba tut
- Speichert die Daten in der EU (Railway, Amsterdam).
- Nutzt Unterauftragsverarbeiter, die auf die für den Betrieb des Dienstes notwendigen beschränkt sind (Stripe, Cloudflare, Firebase / Google für Authentifizierung + Push, Anthropic für die Kategorien und Sprachen öffentlicher Veranstaltungen). Siehe Datenschutzerklärung.
- Benachrichtigt dich und die Aufsichtsbehörde unverzüglich im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die deine Daten betrifft.
- Lässt dich eine Veranstaltung jederzeit löschen (was die Gästeliste entfernt).
Kinder
Wenn sich deine Veranstaltung an unter 16-Jährige richtet, hast du zusätzliche Einwilligungspflichten. Cloomba ermöglicht keine Konten für unter 16-Jährige (Nutzungsbedingungen §1).
Benötigst du einen formellen AVV?
Für Organisationen, deren interne Richtlinien oder Verträge einen formellen Auftragsverarbeitungsvertrag erfordern, kontaktiere uns – wir stellen einen von WhiteTown s.r.o. unterzeichneten bereit.
Kontakt
WhiteTown s.r.o.
Narcisova 38, 821 01 Bratislava, Slowakische Republik
support (at) cloomba.com