Die Warteliste nutzen
Die Warteliste stellt Gäste automatisch an, wenn dein Event seine Kapazität erreicht. Du musst sie nicht manuell verwalten – Cloomba kümmert sich um die Warteschlange.
So funktioniert es
Lege eine Kapazität für dein Event fest. Sobald diese Anzahl bestätigter Gäste erreicht ist, gehen neue Registrierungen auf die Warteliste, statt bestätigt zu werden.
Wenn ein bestätigter Gast seine Zusage storniert, wird die erste Person auf der Warteliste, deren Gruppe in den frei gewordenen Platz passt, automatisch bestätigt und benachrichtigt – nichts zu akzeptieren, ihr Platz gehört einfach ihr.
Die Warteliste aktivieren
Die Warteliste ist automatisch aktiv, sobald du ein Kapazitätslimit festlegst. Es gibt keinen separaten Schalter – wenn dein Event eine Obergrenze hat und diese voll ist, gehen neue Registrierungen auf die Warteliste.
Lass die Kapazität leer, wenn du kein Limit möchtest und keine Warteliste brauchst.
Wo das Limit liegt
Das eigene Feld Kapazität des Events ist die Gesamtzahl für das gesamte Event und gilt immer – egal, wie viele Tickettypen du hinzufügst. Jeder Tickettyp kann zusätzlich sein eigenes Kapazitätslimit tragen, das diesen einen Typ begrenzt; ein Typ ohne eigenes Limit teilt sich einfach das, was von der Event-Gesamtzahl übrig bleibt.
Eine Kapazität von 50 mit einem Early-Bird-Typ, der auf 10 begrenzt ist, bedeutet also höchstens 50 Gäste insgesamt, von denen höchstens 10 zum Early-Bird-Preis dazukommen. Lege die Event-Kapazität fest, wenn dir der Raum wichtig ist; füge Limits pro Typ hinzu, wenn du zusätzlich einen bestimmten Typ rationieren möchtest. Siehe Tickettypen und wie du sie bepreist.
Ein volles Event ist kein geschlossenes Event
Die Warteliste ist für Events, die voll sind. Sie hat nichts mit einer Registrierungsfrist zu tun: Wenn du keine Anmeldungen mehr annimmst, weil dein Verkaufszeitraum abgelaufen ist, gibt es keine Warteliste und keine Warteschlange – das Event zeigt einfach an, dass die Registrierung geschlossen ist. Niemand wartet auf einen Platz, weil keine Stornierung einen freigeben würde.
Es gibt noch einen weiteren Fall ohne Warteliste: Ein Tickettyp mit dem Preis auf Anfrage und ohne festgelegten Betrag hält jede Registrierung bei „Zahlung ausstehend“, und diese Reservierungen belegen die Kapazität. Sobald sie diese füllen, wird der Typ als ausverkauft angezeigt, statt eine Warteschlange zu öffnen.
Was Gäste sehen
Wenn ein Event voll ist, zeigt die Zusage-Schaltfläche eine Option Warteliste beitreten an. Gäste, die der Warteliste beitreten, können ihre Position in der Warteschlange sehen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald ein Platz frei wird.
Die Warteliste verwalten
Du kannst die vollständige Warteliste in deiner Gästeliste unter dem Status Warteliste sehen. Du kannst die Warteschlange nicht manuell umsortieren – Plätze werden in der Reihenfolge angeboten, in der die Gäste beigetreten sind.
Wenn du die Kapazität deines Events erhöhst, werden die Gäste am Anfang der Warteliste automatisch auf bestätigt gesetzt.