Poznámky ke zpracování dat pro organizátory
Když pořádáte akci na Cloombě, hosté vám předávají své osobní údaje — jméno, e-mail, RSVP, někdy odpovědi na registrační otázky. Podle GDPR se tím stáváte nezávislým správcem dat pro tato data, bez ohledu na to, že je Cloomba uchovává za vás.
Tato stránka je srozumitelným souhrnem důsledků. Není náhradou právního poradenství pro organizátory s vysokým objemem / firemní organizátory.
Role
| Data | Správce | Zpracovatel |
|---|---|---|
| Data účtu Cloomba (vaše i vašich hostů) | Cloomba | — |
| Seznamy hostů, odpovědi RSVP, záznamy o check-inu na vašich akcích | Vy (organizátor) | Cloomba (uchováváme je a poskytujeme vaším jménem) |
| Platby | Stripe (jejich vlastní role) | — |
Co to pro vás jako organizátora znamená
- Buďte v souladu se zákonem: mějte jasný právní základ pro sběr dat účastníků. U bezplatné veřejné akce „plnění smlouvy“ (RSVP) obvykle pokrývá jméno a e-mail. Cokoli nad rámec toho — stravovací požadavky, velikosti triček, potřeby přístupnosti — by mělo být nepovinné a vyžádané z jasného důvodu.
- Buďte upřímní: řekněte účastníkům, co uděláte s tím, co zadají, zejména u vlastních registračních otázek. Obvykle stačí věta v popisu akce.
- Buďte minimalistický: nežádejte o víc, než potřebujete. Každé povinné pole jsou data, za která přebíráte odpovědnost.
- Reagujte na žádosti: pokud vás účastník požádá o smazání svého RSVP nebo opravu něčeho, udělejte to.
- Nepoužívejte data znovu: seznam hostů na Cloombě slouží k pořádání dané akce. Přidání účastníků do externího newsletteru nebo jejich kontaktování ohledně nesouvisejících akcí vyžaduje jejich samostatný souhlas.
- Zacházejte s exporty opatrně: export do CSV jsou osobní údaje. Ukládejte je bezpečně a smažte je, jakmile je již nepotřebujete.
Co dělá Cloomba
- Uchovává data v EU (Railway, Amsterdam).
- Používá subzpracovatele omezené na ty, kteří jsou potřební pro provoz služby (Stripe, Cloudflare, Firebase / Google pro autentizaci + push). Viz Zásady ochrany osobních údajů.
- V případě porušení zabezpečení osobních údajů týkajícího se vašich dat vás a dozorový úřad neprodleně informuje.
- Umožňuje vám kdykoli smazat akci (což odstraní seznam hostů).
Děti
Pokud je vaše akce zaměřena na osoby mladší 16 let, máte další povinnosti ohledně souhlasu. Cloomba neumožňuje účty osobám mladším 16 let (Podmínky služby §1).
Potřebujete formální DPA?
Pro organizace, jejichž interní zásady nebo smlouvy vyžadují formální smlouvu o zpracování dat (DPA), kontaktujte nás — poskytneme vám ji podepsanou společností WhiteTown s.r.o.
Kontakt
WhiteTown s.r.o.
Narcisova 38, 821 01 Bratislava, Slovenská republika
[email protected]