Is Cloomba geschikt voor een conferentie?
Voor 50 tot 500 mensen wel: de call for papers, het programma, de tickets en de deur zijn allemaal ingebouwd, en een gratis template zet je evenement op je eigen domein. Daarboven is de software niet langer het moeilijke deel, dus hier staat precies wat we dekken.
Wat er is ingebouwd
Een call for papers
Je community opent een call met eigen vragen en bestandsuploads. Sprekers sturen voorstellen in, jij accepteert of wijst elk af, en de lijst exporteert naar een spreadsheet. Een call for sponsors werkt op dezelfde manier. Hoe het werkt.
Een programma met zalen
Sessies met een tijd en een zaal, over één dag of drie, parallelle tracks die op de klok op één lijn liggen, en een filter om één zaal tegelijk te zien. Het diner en de afterparty kunnen eigen evenementen zijn, in dezelfde community.
Favorieten en herinneringen
Gasten markeren de sessies die ze willen en filteren het programma daartoe terug. Tien minuten voor elke sessie komt er een push, en het vergrendelscherm toont hun favorieten eerst. In de Cloomba-apps en op de evenementpagina, welke site je ook gebruikt.
Sprekers en materialen
Foto, bio, links. Upload slides, opnames of een plattegrond, voor één spreker of voor het hele evenement, en je gasten openen ze op de evenementpagina.
Niveaus, verkoopperiodes en codes
Early bird, student, regulier — elk met een eigen aantal en een eigen verkoopperiode, die zichzelf sluit wanneer het op is. Kortingscodes voor sponsors en groepen, en verborgen niveaus die opengaan met een toegangscode.
Een deur die scant
Iedereen die zich registreert krijgt een QR-ticket en een wallet-pas voor Apple of Google, en kan het op één A4 printen. Je helpers scannen vanaf hun eigen telefoon, en de teller loopt op terwijl de zaal volloopt.
De vragen die je moet stellen
Bedrijf, functie, dieetwensen, akkoord met de gedragscode — gevraagd bij registratie, en elk antwoord is een kolom in de gastexport die je badgeprinter en je cateraar kunnen lezen.
Organisatoren, partners en sponsors
Een sectie voor elk op de evenementpagina, met logo's die naar hun sites linken, en sponsors gegroepeerd per niveau, van platina tot community. Ze worden ook op het A4-ticket geprint.
De software is de top van de ijsberg
Een grote conferentie is contracten met locaties, cateringaantallen, sponsordeals en facturen, visumbrieven en hotelreserveringen. Niets daarvan gebeurt op een website. Wat Cloomba draait, is het deel dat je sprekers en bezoekers aanraken — de call for papers, het programma, het ticket, de e-mails die daarna komen en de check-in aan de deur.
Een conferentie voor 200 mensen met drie tracks past zonder moeite. Eén voor 2.000 mensen met een programmacommissie gebruikt Cloomba voor tickets en check-in en houdt de eigen tools voor de rest, en dat is een prima manier om het te gebruiken.
Wat het kost
Een gratis conferentie kost niets, hoeveel mensen er ook komen. Op betaalde tickets is het een vaste 5% plus kaartverwerking, van de uitbetaling afgehouden — geen vermeldingskosten, niets vast per ticket, geen abonnement om te kopen. Wil je het geld liever zelf beheren, neem dan bankoverschrijvingen: jij schrijft de betaalinstructies, jij keurt elke registratie goed, en wij raken er geen cent van aan.
Drie manieren om een website te hebben
Hetzelfde evenement eronder, dus begin met de eerste en stap volgend jaar op.
1De evenementpagina die je al krijgt
Beschrijving, call for papers, programma, sprekers, sponsors, registratie en foto's, waarbij iedere bezoeker het in de eigen taal leest. Voor een eerste editie is dit meestal genoeg.
2De template, op je domein
Een statische site gebouwd uit je evenement: programma met een zaalfilter, een pagina per talk en per spreker, organisatoren, partners en sponsors, een banner voor je open call for papers, je eigen pagina's voor reizen en de gedragscode. Gratis, MIT-gelicentieerd, overal te hosten. Bekijk hem live op demo.cloomba.com, of lees hoe het in elkaar zit.
3Of wij hosten hem voor je
Diezelfde site met jouw kleuren en jouw domein, zonder repository en zonder build-stap. Schrijf ons en we zetten het op.
We passen het platform aan jouw conferentie aan
Vertel ons wat ontbreekt — een registratiestap die anders werkt, een sectie die de template niet heeft, een integratie met een tool die je al gebruikt. Het is onze eigen code, dus het is een wijziging die wij doorvoeren in plaats van een website die je laat bouwen: sneller, en een fractie van de prijs.